1. Para que serve o canal
Um endereço público, sem senha, para registrar e acompanhar ocorrências da distribuição de medicamentos.
O SIGAF Ocorrências substitui o formulário e a planilha usados antes pela Diretoria de Distribuição de Medicamentos (DDM). Ele se aplica aos pedidos autorizados pela DDM, faturados ou expedidos pelo Almoxarifado SES/MG e entregues pelos Correios.
A página pública tem duas abas, lado a lado:
- Registrar ocorrência — abre um registro novo em quatro etapas.
- Acompanhar por protocolo — consulta uma ocorrência já registrada, mostra as movimentações e permite enviar informações complementares.
Toda ocorrência recebe um código no formato OC-2026-0001. Ele é a chave para acompanhar e complementar o registro — e chega também no e-mail informado.
Se a mesma carga tiver problemas de naturezas diferentes — por exemplo, divergência de nota e excursão de temperatura —, registre uma ocorrência para cada tipo. Isso é o que permite encaminhar cada assunto à área certa.
2. Antes de registrar
Reunir estas informações evita idas e vindas e acelera a análise.
Seus dados de contato
Nome, telefone com DDD e um e-mail que você acessa. É por ele que chega o protocolo — e é ele que libera a consulta depois.
A unidade de saúde
Regional de Saúde, município sede e o nome do estabelecimento (a lista é a oficial do SIGAF), além do e-mail de contato da unidade.
Os dados da carga
Nota de Fornecimento, número do pedido, data de recebimento e quantidade de volumes — conforme o tipo escolhido.
Os medicamentos
Nome e código do medicamento no SIGAF, além das quantidades autorizada, faturada e recebida e os lotes, conforme o caso.
No campo de observações, informe como a divergência foi identificada, quem conferiu e o que já foi feito com o material. Ocorrências com esse detalhe costumam ser resolvidas sem uma rodada extra de perguntas.
3. Os tipos de ocorrência
A escolha do tipo define quais campos aparecem e qual área analisa.
| Tipo | Quando usar | Anexo |
|---|---|---|
| Divergências da Nota de Fornecimento (NF) | Quando a carga recebida ou o pedido autorizado não conferem com a NF: quantidade, lote, validade, item não faturado ou item recebido fora da nota. | Opcional |
| Excursão de Temperatura | Recebimento de carga termolábil em temperatura fora da faixa recomendada pelo fabricante. | Obrigatório |
| Queixa Técnica / Desvio de qualidade | Problema no próprio produto: embalagem danificada, violação de lacre, vazamento, rótulo ilegível, mudança de cor, partículas em solução, entre outros. | Obrigatório |
| Qualidade da entrega | Problema no transporte ou na entrega pelos Correios: endereço errado, entrega em agência, fora do horário, acondicionamento inadequado, volume violado, quebras e avarias. | Obrigatório quando o motivo for quebras/danos/avarias |
| Carga destinada a outro destinatário | A unidade recebeu volumes endereçados a outro estabelecimento. | Opcional |
| Carga não recebida / Entrega em atraso | A carga não foi entregue depois de 10 dias úteis contados da previsão do cronograma de distribuição. | Opcional |
O sistema só aceita esse tipo depois de decorridos 10 dias úteis da data prevista de entrega. Antes disso, o campo de data indica a partir de quando o registro poderá ser feito. Recebimento parcial não é carga não recebida — use divergência de NF.
4. Registrar em 4 etapas
Identificação, Classificação, Detalhes da ocorrência e Revisão e envio.
Identificação — quem registra e de onde
Preencha o nome do responsável pelo registro, o telefone e o e-mail de contato do responsável. Em seguida informe o e-mail do estabelecimento e localize a unidade por Regional de Saúde, município sede e nome do estabelecimento.
Um endereço digitado errado impede que você receba o protocolo — e o acompanhamento pelo site exige exatamente esse e-mail.
Escolha Outro estabelecimento (não listado) no campo do estabelecimento e digite o nome no campo que aparece em seguida.
Classificação — do que se trata
Aqui você escolhe o tipo de ocorrência, o tipo de carga (termolábil ou termoestável), o componente (Básico, Estratégico, Especializado, Oncológico ou IST Aids/Hepatites) e, quando o tipo pedir, o motivo específico.
Detalhes da ocorrência — carga e medicamentos
O sistema mostra os campos exatos daquela combinação de tipo e motivo. No exemplo — divergência entre quantidade faturada e recebida — pede a Nota de Fornecimento, o número do pedido, a data de recebimento, os volumes e, para cada medicamento, o código no SIGAF, as quantidades faturada e recebida e se há interesse em permanecer com o item.
1818645/26; ao digitar só os números, o sistema reconhece os dois últimos como o ano. O pedido é preenchido pela consulta ao SIGAF quando localizado e continua disponível para preenchimento manual. Nas divergências de quantidade, a pergunta sobre interesse no item oferece Sim, Não e Não se aplica.Revisão e envio — conferir antes de registrar
A última etapa resume tudo o que foi preenchido, agrupado por bloco. Nela também ficam as observações, os anexos e o aceite dos Termos de Uso e Aviso de Privacidade. Se algo estiver errado, use Voltar ou clique na etapa correspondente; se estiver certo, marque o aceite e clique em Enviar ocorrência.
5. Anexos e evidências
O que anexar, em que formato e até que tamanho.
Até 5 arquivos
Seus, por ocorrência, somando os enviados no registro e os enviados depois pelo acompanhamento. Arquivos anexados pela equipe não entram nessa conta.
PDF, JPG, PNG ou DOCX
Fotos da embalagem, do rótulo com lote e validade, termos de constatação, ofícios e comprovantes. Documentos do Word só no formato .docx (o .doc antigo não é aceito).
Até 100 MB cada
Fotos de celular cabem com folga. Prefira imagens nítidas, com o lote e a validade legíveis.
Excursão de Temperatura, Queixa Técnica/Desvio de qualidade e Qualidade da entrega com motivo de quebras, danos ou avarias só ficam disponíveis para a equipe depois que a evidência é enviada. O sistema informa isso na própria etapa 3 — não feche a página antes de concluir o envio do arquivo.
6. Protocolo e e-mail
O número aparece na hora; o e-mail chega em seguida — ou um pouco depois, se o serviço de e-mail estiver instável.
Enviada a ocorrência, o sistema mostra a confirmação com o número do protocolo e dois atalhos: Acompanhar ocorrência e Registrar nova ocorrência.
O e-mail de confirmação é enviado por ocorrencias.medicamentos@saude.mg.gov.br e traz:
- o protocolo, o tipo e o estabelecimento registrados, e o prazo de retorno de 10 dias úteis;
- a orientação para fazer os ajustes de estoque no SIGAF conforme o manual Aceitar distribuição, no Ajuda SAF (SIGAF > Capacitação > Manuais > Gestão de estoque > Entradas);
- o alerta para antivirais e antirretrovirais monitorados no SICLOM HIV e HV;
- as seis medidas de contenção por situação, que valem até a resolução da ocorrência (veja Os status e o prazo);
- o pedido para monitorar o estoque do item e avisar a DDM se houver risco de desabastecimento;
- o endereço da tela de acompanhamento, onde a consulta é feita com o protocolo e o e-mail do responsável pelo registro.
Todas as mensagens da ocorrência — confirmação, mudança de status e respostas — vão para o e-mail do responsável pelo registro e, em cópia, para o e-mail do estabelecimento informado no formulário. Assim a unidade acompanha a tratativa mesmo quando quem registrou está ausente. O acompanhamento por protocolo continua exigindo o e-mail do responsável: a cópia informa, não dá acesso.
Ocorrência nº OC-2026-0007 — Confirmação de recebimento. O e-mail do estabelecimento vai em cópia (Cc).Procure por ocorrencias.medicamentos@saude.mg.gov.br na caixa de spam ou lixo eletrônico e marque o remetente como confiável. Se o serviço de e-mail estiver instável no momento do registro, o sistema reenvia a mensagem sozinho assim que ele voltar — ela pode chegar com atraso, e não é preciso registrar a ocorrência de novo. Mesmo sem o e-mail, o protocolo mostrado na tela já é suficiente para acompanhar.
7. Acompanhar a ocorrência
Protocolo + e-mail do responsável abrem o acompanhamento completo.
Abra a aba Acompanhar por protocolo, informe o número e o e-mail usado no registro e clique em Consultar.
Rever o que foi enviado
O bloco Informações enviadas repete os dados do formulário — carga, medicamentos, observações e anexos —, exatamente como a equipe os recebeu.
Ver o andamento
Em Movimentações aparece o caminho da ocorrência entre as áreas, com data e hora. Em Mensagens da ocorrência ficam as respostas que a equipe direcionou a você.
Baixar arquivos enviados pela equipe
Algumas respostas trazem arquivos para você — por exemplo, a orientação de logística reversa ou remanejamento. Nesse caso, o e-mail da resposta avisa quantos anexos há, e eles aparecem logo abaixo da mensagem, em Mensagens da ocorrência, com o nome, o tamanho e o botão Abrir.
- Consulte o protocolo com o e-mail cadastrado — o download usa a mesma combinação da consulta.
- Na mensagem da equipe, clique em Abrir ao lado do arquivo. Ele abre em uma nova aba, de onde pode ser salvo ou impresso.
Documentos de trabalho internos da equipe não aparecem no acompanhamento. Se o botão Abrir não responder, confira se o navegador bloqueou a nova aba e permita janelas para o endereço do sistema.
8. Os status e o prazo
O que cada situação significa e de quem é a vez.
| Status | O que significa | De quem é a vez |
|---|---|---|
| Iniciado | A ocorrência foi recebida e aguarda a análise inicial da DDM. | Da DDM |
| Aguardando correção | A DDM identificou um dado que precisa ser corrigido e devolveu a ocorrência a você, apontando exatamente quais campos. | Sua: corrija e reenvie |
| Análise Almoxarifado | Está com o Almoxarifado Central, para conferência e tratativa logística. | Do Almoxarifado |
| Análise SAF | Está com a SAF, para parecer técnico ou retorno à unidade. | Da SAF |
| Concluída | A área responsável encerrou a tratativa; falta a comunicação e o encerramento pela DDM. | Da DDM |
| Finalizado | Todas as tratativas terminaram e o retorno foi registrado. | Encerrada |
| Cancelado | O registro foi invalidado, com justificativa no histórico. | Encerrada |
O prazo de 10 dias úteis
Cada ocorrência tem um prazo total de 10 dias úteis, contados a partir do primeiro dia útil após o registro. A contagem desconsidera fins de semana, feriados e pontos facultativos cadastrados. No vencimento do prazo, o sistema marca a ocorrência como Fora do prazo para a equipe — sem alterar o status nem encerrar o registro.
O e-mail lista as medidas por situação. Adote a que corresponder ao seu caso e mantenha-a até a resolução da ocorrência:
- Troca de lote: mantenha o lote recebido segregado e sem uso.
- Excursão de temperatura: mantenha o medicamento segregado, entre 2°C e 8°C (ou conforme bula).
- Avaria: mantenha o item segregado junto aos itens para descarte, sem uso nem distribuição.
- Quantidade recebida maior que a autorizada/faturada: dê entrada só na quantidade que confere com a nota e mantenha o excesso em quarentena.
- Quantidade recebida menor que a autorizada/faturada: mantenha em quarentena toda a quantidade recebida.
- Queixa técnica/desvio de qualidade: registre a notificação no NOTIVISA, encaminhe-a à DDM e segregue o item imediatamente.
Em caso de dúvida sobre queixa técnica, consulte a Nota Informativa SES/SUBASS-SAF-DDM 6621/2025, na página Desvios Qualidade/Queixa técnica do Ajuda SAF.
Para medicamentos com estoque monitorado no SICLOM HIV e HV, nenhuma entrada deve ser registrada até a resolução da ocorrência e a orientação da DDM. Um lançamento feito antes não pode ser corrigido depois.
Se houver risco de desabastecimento, avise a DDM informando o estoque disponível, a cobertura do medicamento (em dias ou meses) e se é possível aguardar o próximo pedido mensal. Com esses dados a DDM orienta sobre remanejamento ou envio extra.
9. Corrigir o que a DDM apontou
Quando um dado precisa ser ajustado, a ocorrência volta para você — com os campos abertos.
Se a análise identificar uma informação que não confere, a DDM devolve a ocorrência para correção em vez de encerrá-la. O status passa a Aguardando correção e, ao consultar o protocolo, o pedido aparece no topo da tela, com a explicação escrita pela equipe.
- Consulte o protocolo com o e-mail cadastrado.
- Leia o motivo da devolução, no destaque em âmbar.
- Corrija os campos abertos e clique em Reenviar corrigido.
Ao reenviar, o status retorna automaticamente para Iniciado e a DDM é avisada. Você não precisa registrar nada além disso — e o protocolo continua o mesmo.
Só o que a DDM apontou fica editável. Tipo, motivo, componente e estabelecimento nunca são corrigíveis: mudá-los tornaria o registro outra ocorrência. Se for esse o caso, a DDM cancela e orienta um registro novo. O e-mail do responsável também não muda, porque é a chave de acesso ao protocolo.
Cada correção guarda o valor anterior no histórico da ocorrência. Nada é apagado — o que muda é o dado usado na análise.
10. Complementar a ocorrência
Correções, respostas e novos anexos entram no mesmo protocolo.
Se a equipe pedir uma informação adicional — ou se você perceber que faltou um dado —, responda pela própria tela de acompanhamento. Consulte informando protocolo e e-mail, escreva a mensagem no campo ao final e envie. Também é possível anexar arquivos nesse momento, respeitando o seu limite de 5 por ocorrência — os arquivos que a equipe anexa não ocupam esse espaço.
Abrir um segundo protocolo para o mesmo problema divide o histórico e atrasa a análise. Use sempre a informação complementar no protocolo original.
11. Rascunho opcional
Você decide se o formulário pode guardar o que foi digitado neste navegador.
O salvamento começa desativado. Se você ativar Salvar rascunho neste dispositivo, o sistema guarda o preenchimento neste navegador — nada é enviado à DDM antes de você clicar em enviar. Se a página for fechada por engano, o formulário pode ser restaurado na etapa em que estava.
- O rascunho expira em até 24 horas.
- O botão Limpar formulário apaga tudo e recomeça.
- A opção Salvar rascunho neste dispositivo precisa ser marcada expressamente.
Com a opção ativa, o que foi digitado fica guardado no navegador daquela máquina e pode ser visto por quem usar o computador depois de você.
12. Celular e modo escuro
A mesma página, adaptada à tela e à luz do ambiente.
O canal funciona no navegador do celular sem instalar nada: os campos ficam um abaixo do outro e as etapas seguem iguais. O botão no canto superior direito alterna entre tema claro e escuro.
13. Dúvidas frequentes
As perguntas que mais chegam à DDM.
Perdi o número do protocolo. E agora?
Procure o e-mail de confirmação, enviado por ocorrencias.medicamentos@saude.mg.gov.br. O protocolo está no assunto e no corpo da mensagem. Sem ele não é possível abrir o acompanhamento — nesse caso, escreva para o mesmo endereço informando a unidade e a data do registro.
Consultei o protocolo e o sistema não encontrou.
Confira se o e-mail informado é exatamente o mesmo usado no registro — é a combinação dos dois que libera a consulta. Vale também conferir o formato do protocolo: OC-2026-0001, com o ano e quatro dígitos.
Registrei com um dado errado. Como corrijo?
Consulte o protocolo e envie a correção como informação complementar. A mensagem entra no mesmo registro e a equipe recebe o aviso. Os dados originais do formulário permanecem visíveis — é assim que a trilha de auditoria da ocorrência é preservada.
Enviei a ocorrência mas o anexo obrigatório não subiu.
Nesses tipos, o registro só fica disponível para a equipe depois que a evidência chega. Consulte o protocolo e envie o arquivo pela tela de acompanhamento; a ocorrência entra na fila normalmente em seguida.
O e-mail diz que a resposta tem anexos, mas eles não vieram no e-mail.
Os arquivos não são enviados junto do e-mail: ficam disponíveis na tela de acompanhamento. Consulte o protocolo com o e-mail cadastrado e clique em Abrir ao lado de cada arquivo, logo abaixo da mensagem da equipe (seção 7).
Qual é o prazo de resposta?
O prazo total é de 10 dias úteis, informado no e-mail de confirmação. Ele se divide entre as áreas: análise inicial da DDM, Almoxarifado, SAF e fechamento. Ocorrências com informações incompletas costumam demorar mais, porque exigem uma rodada extra de perguntas.
Posso registrar por e-mail em vez do formulário?
O canal oficial de registro é o formulário: ele coleta de uma vez os campos que a DDM precisa e gera o protocolo automaticamente. O endereço ocorrencias.medicamentos@saude.mg.gov.br permanece disponível para dúvidas sobre um protocolo já existente.
A minha unidade não aparece na lista de estabelecimentos.
Selecione Outro estabelecimento (não listado) e digite o nome como consta no CNES. A DDM usa esse retorno para atualizar o catálogo.